视频会议问世初期，由于体积较大，价格昂贵，通常属于大企业单位的专属。随着视频会议的发展和价格的调整，它已经逐渐进入大众企业，企业对视频会议的需求也越来越大，有了需求，就需要做价格续算，然后根据公司实际情况选择适合自己的视频会议产品。为了避免预算估算的盲目性，接下来列举几点视频会议的预算项目：
1、基础条件的投资预算
这里所说的基础条件，主要指的是这两方面：第一是网络环境，现在的视频会议系统都是基于网络，且对宽带的需求也有所不同，高清视频会议运行相对于标清要更高一些，实际需要根据会场点数再做具体计算。第二是会议室环境，假如视频会议系统在固定会议室中使用，那么会议室的装修费用、音响费用、视频输出设备(如投影仪、显示屏等)也应该计算在内。
2、系统本身的投资预算
视频会议系统根据客户的需求不一样的话，预算也会存在很大的差异，硬件系统性能相对软件更稳定，造价也要高一些，通常会在固定会场使用;软件系统使用更方便，特别会场不固定的情况下。一般来讲，系统本身的投资费用分为：视频会议服务器的采购费用，视频会议系统及摄像机等周边设备的采购费用。
3、工程和维护费用
一般包括视频会议系统的维护费用及项目施工费用。
综上所述，我们能得出一个视频会议系统的投资预算计算公式：网络环境搭建费用+会议室装修费用+视频会议系统设备费用+维护施工费用=项目总投资。