视频会议使用者一般是机关企事业单位或团体，由于有着通过公有网络或私有网络的通讯需求，而希望可以借助音视频的方式来召开视频会议。所以除了对视频会议系统的质量有很高要求外，还需要符合一定的价格要求。在公共财政日益精打细算及企业成本最小化的必然要求下，大部分的视频会议用户都会放弃使用价格高昂、升级困难的硬件视频会议系统，而转用性价比高、方便灵活的软件视频会议系统。
客户选择视频会议软件的时候，首先要看质量。质量是最关键的因素，没有质量保障的视频会议软件，不花钱免费送也没人敢用。有些视频会议厂家不愿意开放免费测试，或者在免费试用环节上附加诸多条件，此举无疑无益于用户掌握视频会议软件用法、熟悉软件操作、对比软件性能。对产品一知半解或者完全停留在别人的指手画脚下盲人摸象，是不可能对要选用的视频会议产品心中有数的。如果由此而造成选择失误，届时买了一款性能不好的视频会议软件，到真正召开视频会议的关键时刻，就会造成无穷的麻烦，悔之莫及。
视频会议价格的选择是很严肃的问题。“不求最贵，只求性价比最高”，这是最务实的做法。买贵了，多花钱不说;如果在上级或兄弟机构发现同期存在性价比更高的同类视频会议产品，又会影响采购者在本单位中的形象和前途。买太便宜的，也不见得划算，因为有些破解软件、甚至未成熟软件，因为其功能的不稳定与质量不过关，在价格上往往有大幅度的让利或优惠，但真正上场使用的时候就会露出马脚来。
要鉴别价低品劣视频会议软件的手法，还是要靠试用工作，很多问题往往在前期试用中就已经初露端倪。有些问题或是由于软件发布环节的出错，有的是产品本身问题，有的是使用方法不当，还有的是网络故障造成，这些都是可以与视频会议厂家进行沟通与交流的。有能力改进问题者才是真正可以把握研发技术，有产品更新升级能力的实力厂家。